让我们面对现实吧，即使是最完美的员工也会在某些时候错过工作。
无论他们是感冒了，有家庭急症，还是期待一次重要的家庭接生，对于一个员工来说，从不错过一天的工作是极其罕见的，也不是完全健康的。
当有员工请假或旷工时，你如何记录这些缺勤情况?要知道你的团队会持续出现，你的人力资源部门必须有一个适当的缺勤管理计划。
缺勤管理是指组织如何通过实施政策和程序来减少员工的缺勤(不包括因病或受伤)。它也可以指对缺勤的实际管理，以及如何简化员工请假的方式。
使这些政策和程序有效的最佳方法是人力资源部确保这些政策和程序正确传达给员工和经理。缺勤管理有时被称为出勤管理，作为一种被更积极地看待并奖励出勤良好的员工的方式。
从本质上讲，人力资源部门应该制定一项政策和程序计划，在员工因生病、受伤或其他不可预见的情况而缺勤时给予支持，并知道何时对频繁、可疑或过度缺勤的员工进行惩戒。
无论您的组织或行业规模有多大，重要的是要制定与公司需求相关并一致的缺勤政策，以及支持该政策的程序。这确保了员工总是知道自己的出勤率是多少，什么时候需要打电话请病假。
当意外缺勤发生时，公司应该使用缺勤管理软件跟踪所有员工的数据。如果不跟踪这些信息，你的公司可能会面临很高的运营和财务成本。拥有正确的软件可以减少员工旷工的情况，同时提高员工的生产率。
当你的员工因计划或计划外的缺席而不在办公室时，你的公司就需要花钱了。
有一种跟踪和监控员工缺勤率的方法可以确保团队缺勤不是导致预算赤字的原因。
此外，缺勤管理可以保护您的团队不受生产力下降的影响。当员工缺勤时，会对在场人员造成劳动力中断。这是因为员工为缺席的团队成员提供加班服务。投入额外的精力可能会导致效率降低、员工参与度降低和工作倦怠。
如果同一名员工持续缺勤，员工的整体疲劳将成为一个问题。有一种跟踪员工休假的有效方法可以帮助减少这种疲劳发生的可能性。在缺勤前后设定期望值，有助于您的团队更快地恢复活力，从而帮助每个人取得成功。
每个公司的缺勤管理政策和程序都是不同的。不管这些政策中的规则和规定是什么，它们都需要在员工入职的第一天就恰当地传达给他们。
无论你的公司决定采取什么措施，都应该是公平的、一致的，并适应可能导致员工旷工的不可预见的情况。无论是像汽车抛锚这样的小事，还是像医疗诊断这样的大事，所有的事情都应该在政策中列出。
为了确保旷工政策尽可能全面，它应该列出一些员工旷工的可能原因。员工可能需要缺席的情况包括:
该政策应该规定员工应该通知谁，何时缺席，如何通知，何时通知。员工还应该了解缺勤数据、测量和记录，以及他们在很长一段时间后返回工作岗位时可能发生的任何行为。这可能包括一次面试、讨论，或者跟进如何弥补错过的工作或任务，以及如何加入在他们不在时开始的项目。你也可以讨论员工休假的预期，比如设定他们检查电子邮件的频率。
如果适用，保单还应包括缺勤天数的付款细节。这将解释员工在不再有资格领取病假或事假之前可以休多少天带薪休假．如果缺勤成为员工持续存在的问题，该政策还必须详细说明任何纪律处分的细节。
当您的人力资源部门准备好创建缺勤管理政策时，他们可以遵循几个步骤，使之成为一个无缝流程，适用于所有相关人员。
这第一步可能看起来很明显，但你首先要明确哪些是缺席或迟到，哪些是可以接受的，哪些不是。这取决于你公司对员工的独特要求。
一旦您的团队根据需要选择了合适的缺勤管理软件，请向您的员工解释他们将在计划中记录缺勤的位置。您还需要指出他们过去、现在和将来缺勤的信息在系统中的存储位置。
然后确保员工了解软件是如何工作的以及他们应该如何使用它。这也意味着他们知道政策中定义的休假类型，休假余额是如何计算的，以及哪种休假会影响休假以及如何影响休假。
其次，确保员工了解如何以及何时申请休假。例如，您的组织告诉员工，他们必须在第一天休假前至少14天申请请假。
此外，最好概述休假请求可能被拒绝的原因。
一旦您编写了要遵循的政策和程序，请考虑以下最佳实践，以确保在整个组织中无缝推出。
虽然有效的缺勤管理被认为是人力资源团队的角色，但这不仅仅是他们的工作。个别部门经理也应该拥有政策和程序的所有权，他们还应该接受培训，以沟通如何跟踪缺勤和迟到。
经理应了解有关缺勤管理的具体引用，例如：
不幸的是，我们经常会经历一个充满鼓励的有毒工作环境的现象. 这是指员工强迫自己去上班，即使他们感觉不舒服，因为害怕受到影响。因此，即使员工在工作，他们的生产力水平也会受到影响，因为他们感觉不到自己是最有生产力的人。除了害怕被斥责之外，这也可能是由于对工作的真正投入和享受。
不管原因是什么，管理者都应该确保员工知道这样做会导致压力、倦怠，并导致非生产性行为。另外，当一名员工感觉不舒服不能来上班，但还是来上班了，这可能会让其他员工鄙视这种工作环境。
一些组织使用Bradford系数或Bradford公式，根据员工的缺勤模式计算每个员工的分数。其名称来源于Bradford大学管理学院，该学院在20世纪80年代研究了短期缺勤对企业的影响。
布拉德福德因素可以减少员工缺席的可能性，当员工定期显示他们的分数。
要计算每位员工的得分，公式如下：
S * S * D = B
年代雇员每年缺勤的总次数是多少
D该员工一年的总缺勤天数是多少
B是Bradford Factor评分吗
为了使用这个公式，假设你的员工Matt一年中有三次10天的旷工。第一个例子是请假去车管所。下一个例子是由于食物中毒而请假三天。最后一个例子是六天的流感。
公式如下:
3 × 3 × 10 = 90分
如果您的组织选择实现Bradford Factor，请考虑设置与Bradford点相关的特定触发点。组织使用的分数表的常见分类如下:
对你的公司来说，重返工作面试是减少缺勤的好方法员工管理策略. 当员工外出超过一周时，最好使用这些面谈来重新设定目标，讨论新目标，并确保所有团队成员都拥有成功所需的工具。
另一个减少员工旷工频率的最佳做法是提供灵活的工作时间和强有力的远程工作政策。
想想有多少员工会因为一件重要的差事、一件不能错过的送货上门或与家人有关的事情而请一整天的假。在家工作或提供灵活的工作时间可以确保他们无缝地处理个人事务和专业工作。
当然，提供一个或另一个或两个都取决于你所在的组织的行业。某些工作显然会要求员工在工作中实际存在，但即便如此，也要考虑为你的团队实施灵活的工作时间。
虽然只有少数员工的公司可能可以使用电子表格来跟踪缺勤情况，但使用缺勤管理软件总是好的，它可以为人力资源部门做一些艰苦的工作。这样，您需要跟踪和管理员工缺勤的一切都可以在一个地方找到。
当组织希望管理、跟踪和计划员工的缺勤时，应该使用缺勤管理软件。这包括假期、病假等等。公司可以使用缺勤管理系统来定义缺勤是什么样子的，同时也可以跟踪来自经理的所有请求和批准。
要列入这类软件，产品必须:
*该排名是基于2021年4月14日收集的G2数据和个人G2评分。为了清晰起见，有些评论可能已经编辑过了。
对于拥有多达2000名员工的中小型企业来说，他们需要人力资源软件Personio．该应用程序旨在使人力资源流程更快、更清晰、更高效，同时让人力资源经理有更多时间关注员工。从招聘流程、员工管理到工资单都集成在一个系统中，因此客户非常喜欢Personio。
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-Personio审查1月L。
“当然，并非所有的功能都是完美的，但Personio似乎一直在开发该软件。例如，仪表板对于小型人力资源团队来说已经相当不错了，但是如果你与几个人力资源经理一起工作，仪表板中的任务列表还没有真正成熟。我们缺少一些功能，但希望y将很快添加。基本功能的可用性非常简单，但是，您必须仔细考虑一些角色/假期/工作时间设置，以确保最终一切都正确设置。”
-Personio审查,马丁尼B。
顾名思义，247年人力资源管理自动化了大量人力资源功能，加上它专为智能手机使用而构建，使员工可以方便地从任何地方访问该平台。247HRM拥有人才和绩效管理、离职管理、带薪休假、时间和考勤管理等功能。
“我使用过很多人力资源软件，但我没有遇到过一款无需人工干预或上传津贴就能提供无错误工资单的人力资源软件。但是有了247HRM，你可以自动化你的全部工资从员工出勤率、休假管理、工资单和法定合规。根据我们的要求，它还具有易于使用、不言自明和准确的报告。”
-人力资源管理回顾，贝塔K。
“它必须改进外观和用户界面，并应对反复出现的错误进行处理。”
-人力资源管理回顾，Praveen K。
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-Replicon PSA审查,肖恩·G。
“显然，手机和云时钟的工作时钟系统可以与Replicon平台集成，但这样做，不可能通过使用GPS工具获得稳定的跟踪，所以不建议远程工作。”
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-ADP Vantage HCM评论，Brianna B。
“门户网站的设计和感觉还可以更好。此外，终端用户管理仪表板的选项将使它得到更好的改进。在提交税务细节时，由于不显示详细的弹出消息，工具中的一些地方可能会非常混乱。”
-ADP Vantage HCM评论，Sabique A。
盖亚WFM套件为企业提供全面的基于云的劳动力管理解决方案，并管理员工的时间和出勤。它还包括实时数据报告和指标的劳动力分析，这可以提高劳动力效率。此外，智能调度功能通过实施预测和调度算法，帮助企业创建精简的团队计划。
“该应用程序有一个简单清晰的显示界面，加上它总体上是一个具有良好服务的好产品。我们的大部分需求都可以实现。此外，workforce dashboard使日常工作更加高效和方便。我们还在线推出了电子合同模块，这是对实现无纸化的巨大改进办公室。”
-Gaia WFM套件评论，凯瑟琳G。
“如果Gaia WFM能够在标准设置上具有更大的灵活性，以满足不同的需求，那就太好了。”
-Gaia WFM套件评论，化学系主任
只要他们没有滥用休假政策。
在一天结束的时候，你会付钱给员工，让他们出现并投入工作，所以你需要知道谁会取消电话，以及多久取消一次。适当的缺勤管理政策和程序可以帮助简化这一计划。
一旦你对自己的缺勤管理政策感到满意，就一定要把它们运用到你的招聘营销策略作为吸引顶尖人才的一种方式。
Mara Calvello是G2公司的内容营销经理，专注于人力资源和SaaS管理。她毕业于埃尔姆赫斯特学院，获得文学学士学位。除了在G2工作之外，玛拉还为几家中小型科技公司担任自由撰稿人。在她的业余时间，玛拉要么在健身房，和她的救援犬齐克探索伟大的户外，享受意大利食物，或者正在疯狂地阅读《哈利波特》。
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